En el artículo anterior hablamos sobre qué es y la importancia de una auditoría interna, en esta ocasión te presentamos cómo llevarla a cabo en 5 pasos, viendo la mejor forma en que la misma puede servir a los propietarios o encargados de los procesos internos para mejorarlos.
Paso 1 La planificación del programa de auditoría
En este primer paso, se va a plantear un calendario de auditorías. Este paso debe contar con un programa de auditoría global es sumamente relevante dado que permite que todos puedan saber cuándo será auditado cada uno de los procesos durante el próximo ciclo para el cual se defina el programa, que normalmente suele ser un año.
Paso 2 Planificación de la auditoría de procesos
Planificar y confirmar con los propietarios de los procesos las auditorías de proceso individual. Es en este segundo paso cuando se llega a una confirmación con mayor exactitud mediante la colaboración entre el auditor y el propietario de cada proceso respecto al mejor momento para revisar el proceso. El mejor momento para realizar tal auditoría de cada proceso, será cuando el propio auditor revise los comentarios anotados sobre el propio proceso en auditorías previas y cuando el propietario de proceso identifique las áreas a revisar por el auditor.
Paso 3 Realización de la Auditoría
El auditor podrá reunir la información que necesite por varias vías como pueden ser la revisión de los registros previos, hablando con los propios empleados, haciendo un análisis de los datos extraídos del proceso o bien a través de la observación directa del mismo proceso en funcionamiento. Con la información recolectada, el auditor busca comprobar que el proceso es eficaz produciendo los resultados establecidos y que, en general, funciona según lo previsto en el Sistema de Gestión de Calidad.
Paso 4 Informar sobre la auditoría
Una vez finalizado los procesos anteriores es necesario efectuar una reunión entre el auditor y el encargado del proceso, con el fin de que haya un flujo de información. En esta reunión, el encargado del proceso debe quedar informado sobre las áreas que presentan problemas y que necesitan ser revisadas, así como también se le debe informar sobre aquellas posibles áreas que, aun funcionando adecuadamente, pueden mejorar su rendimiento. Tras esta reunión, es aconsejable que todo lo hablado pase a un registro escrito para que dicho flujo de información del auditor al encargado quede grabado y así poder tener un seguimiento en las futuras auditorias.
Paso 5 Seguimiento de las mejoras planteadas
El seguimiento de los problemas encontrados, así como de las posibles mejoras sugeridas es vital para asegurarnos el éxito de la auditoría efectuada y, en última instancia, de la mejora continua del proceso en cuestión.
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